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打造最顺手的文档编辑环境

发布时间:2021-01-22 09:50:48 阅读: 来源:汽油机厂家

平时工作时,少不了要进行文档编辑。现在,Word 2007早已成为标配,但很多从Word 2003过渡来的用户由于这两个版本之间的变化太大而自感觉成了门外汉。原本用了多年的一款软件,只是升了次级,按理论说应该更好用才对,出现了这种怪异现象后,如何让自己快速适应呢?

一.摸清Word 2003与Word 2007功能一对一的关系

Word 2007界面改动很大,乍一看根本不适应。其实,Word 2007在早期版本上进行了更优化设置,目前的这种功能菜单、工具按钮的布局更方便使用。按照平时从0开始编辑一篇文档到最终打印或是传阅这个流程安排功能按钮,譬如刚开始新建文档时,肯定是进行内容输入,这阶段的操作对应的功能按钮全部在“开始”面板中,内容输入的同时可能还需要插入一些图片、表格等,所有与插入元素相关的又被放在“插入”面板中,内容输入完毕后肯定是要进行页面设置,所有功能则在“页面布局”面板中,接下来便是更高级的应用(例如邮件合并)、引用内容、审核等,这些功能依次被安置在“引用”、“邮件”、“审阅”等面板中。(图4)

1)找不到的“选项”其实就在Office按钮中

要想对Word工作环境进行设置,离不开它的选项参数设置项。以前直接单击“工具→选项”即可打开,现在却需要选项单击Office按钮,再单击“Word选项”按钮来打开。(图1)

2)所有插入元素全在“插入”选项卡

在Word2003中,要想在文档中插入图片、插入文档、剪贴画、图表、艺术字、符号等,都需要通过菜单来实现,而且不同的插入对象可能分布在不同的菜单中。而现在,所有你想插入到文档中的对象,都在“插入”工具面板中。(图2)

3)版式设置只求“页面布局”

当文档内容输入完毕,接下来需要进行版式设置时,所有与版式设计相关的功能项都集中在“页面布局”工具面板中。(图3)例如分栏、稿纸设置、缩进、间距等设置。

二.最常用功能要特殊对待

虽然Word已经按照用户使用习惯将频繁使用的功能放置在最方便选用的位置,但是因为工作方式、性质不同,每个朋友可能有自己最常用的功能,但这些功能也许不在工具栏中的最方便位置。其实,Word的定制功能非常强大,比如我在平时编辑文档时,经常要用到插入图片、插入文件这两项功能,那就可以为它们设置特定的快捷键,日后就可以一键达到目的了。

设置方法(图5)

三.让Word多标签替代多窗口

IE6及以前版本的浏览器由于不支持多标签浏览,导致很多朋友都改用火狐、傲游、TT等多标签浏览器,多标签的确很方便。如果让自己的Word也支持多标签,使用起来会更顺手。

方法很简单:只要直接从下载安装WordTab插件,重新打开Word后,所有打开的文档窗口都将会以标签形式显示了。(图6)

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